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El Externado presenta Connext: una herramienta para conectarse con el mundo

Transparencia, eficiencia, oportunidad, trazabilidad, son los atributos principales de la nueva herramienta Connext que la Universidad ha diseñado para formalizar, organizar y sistematizar los trámites y gestiones que realizan estudiantes, profesores y funcionarios para acceder a oportunidades académicas en el exterior.

Factores como la eficiencia frente a las solicitudes relacionadas con intercambios, pasantías y becas que, eventualmente, podían demorar la realización de los sueños de los externadistas en relación con sus oportunidades académicas internacionales, son tema del pasado ya que, con esta herramienta, se atenderá de manera expedita y en línea cada trámite asociado a dichas oportunidades, donde cada quien sabrá con seguridad el estado de sus solicitudes gracias a la información completa, reunida, sistematizada y accesible.

Resultado de un trabajo adelantado por la Dirección de Internacionalización con el apoyo de la Dirección de Tecnologías de la Información, la herramienta Connext que hoy se presenta no solo facilitará la movilidad estudiantil, docente y administrativa —del Externado hacia afuera y desde universidades extranjeras hacia el Externado— sino que permitirá la gestión institucional sobre el particular y hará visible y útil toda la información que surja de las actividades de internacionalización, en su conjunto.

En efecto: Connext responde a la necesidad que tenía la Universidad de organizar un repositorio institucional que permitiera, en primer lugar, reportar a estamentos externos, como el Ministerio de Educación, datos pertinentes, por ejemplo, para procesos de registro calificado y acreditación. Se precisaba, además, reunir información que pudiera estar dispersa.

Así, de un incipiente banco de información se pasó a la construcción de un sistema robusto de gestión de información, con una tecnología del nivel de las mejores del mundo, que se concreta en una herramienta intuitiva, con reglas de juego claras por todos conocidas. Así mismo, el proyecto atiende a la política de ‘cero papel’, desarrollada por la institución. Atrás quedan los radicados en físico, las autenticaciones, los correos que van y vienen, el uso y el abuso de papel. Con un simple clic se realiza la gestión, se hace el seguimiento del trámite y se reciben notificaciones automáticas sobre cada solicitud. En definitiva, el interesado se adueña de su proceso.

De acuerdo con la Información suministrada por Giovanni Anzola-Pardo, director de Internacionalización del Externado, la herramienta tiene cuatro secciones fundamentales: un módulo de ‘estudiantes’ denominado ‘Trayectoria Profesional Internacional’, con el cual se busca aportar al perfil internacional del estudiante, por medio de esquemas de internacionalización. El módulo muestra un portafolio de oportunidades y ofrece toda la información que le interesa y necesita el aspirante a un intercambio, una pasantía, una doble titulación, una beca, etc. Es la posibilidad de explorar con tranquilidad y comodidad todas las variables para tomar una decisión. A partir de ahí podrá realizar su trámite desde la plataforma paso a paso.

 

El segundo módulo, para ‘profesores y administrativos’, explica el director del programa, se denomina ‘Alianzas Estratégicas’, y canaliza las actividades relacionadas, fundamentalmente, con convenios con otras universidades e instituciones académicas. Ofrece información sobre las características y contenido de cada uno de estos documentos, orienta aplicaciones de los docentes para obtener becas, realizar investigaciones conjuntas, adelantar pasantías, entre otros. De otra parte, el módulo orienta a los profesores y funcionarios para la formalización de convenios entre las instituciones y ofrece facilidades operativas para que el acuerdo se suscriba de la manera más expedita posible. De igual manera, el sistema reporta las actividades que se realizan en el marco de cada convenio.

El tercer módulo ‘Internacionalización del campus’, organiza los trámites de iniciativas de colaboración internacional de toda índole: la movilidad docente, proyectos de cooperación, participación en eventos académicos internacionales como congresos y seminarios. Se amplían las posibilidades de relacionamiento internacional, pues el instrumento canaliza actividades relacionadas con la realización de proyectos conjuntos y facilita las gestiones individuales de los profesores en asuntos como obtención de recursos de cooperación internacional para realizar proyectos de investigación o extensión. La sección incluye noticias actualizadas sobre proyectos y convocatorias, para impedir que se pierdan oportunidades por falta de información.

Un módulo final despliega un conjunto variado de tableros de información estadística simple y cruzada sobre los procesos aludidos, que permite un monitoreo riguroso de todo el panorama de internacionalización por parte de las directivas de la Universidad, para una toma de decisiones a partir de información abundante y confiable. Se elaboran igualmente reportes automáticos para entidades externas.

En definitiva, este proyecto que hoy se pone a disposición de la comunidad externadista y al que, se puede acceder ya para explorar su estructura y características, contribuye a aumentar de manera geométrica las oportunidades de movilidad internacional del Externado en su conjunto, uno de los ejes fundamentales de la Universidad de hoy y un criterio esencial para calificar su excelencia.

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Externado presents Connext: a tool to connect with the world

Transparency, efficiency, timeliness, and traceability are the main attributes of the new Connext tool that the University has designed to formalize, organize, and systematize the procedures and steps taken by students, faculty, and staff to access academic opportunities abroad.

Factors such as efficiency in dealing with requests related to exchanges, internships, and scholarships, which could eventually delay the realization of the dreams of externs concerning their international academic opportunities, are a thing of the past since, with this tool, each procedure associated with such opportunities will be handled expeditiously and online, where everyone will know for sure the status of their applications thanks to the complete, gathered, systematized and accessible information.

The result of work carried out by the Internationalization Directorate with the support of the Information Technology Department, the Connext tool presented today will not only facilitate student, faculty, and administrative mobility – from the Externado to the outside world and from foreign universities to the Externado – but will also enable institutional management in this regard and make visible and useful all the information arising from internationalization activities as a whole.

Connext responds to the University’s need to organize an institutional repository that would allow, in the first place, reporting to external bodies, such as the Ministry of Education, relevant data, for example, for the processes of accreditation and accreditation. It was also necessary to gather the information that might be scattered.

Thus, from an incipient information bank, we moved on to the construction of a robust information management system, with technology at the level of the best in the world, which has become an intuitive tool, with clear rules of the game known to all. The project is also in line with the «zero paper» policy developed by the institution. Gone are the days of physical filings, authentications, mails that come and go, and the use and abuse of paper. With a simple click, the process is completed, the procedure is tracked, and automatic notifications are received for each request. In short, the interested party takes control of the process.

According to information provided by Giovanni Anzola-Pardo, director of Internationalization at Externado, the tool has four main sections: a ‘students’ module called ‘International Career Path’, which seeks to contribute to the international profile of the student, through internationalization schemes. The module shows a portfolio of opportunities and offers all the information the student is interested in and needs for an exchange, an internship, a double degree, a scholarship, etc. It is the possibility to explore all the variables to decide. From there, you will be able to carry out your application step by step from the platform.

 

The second module, for ‘professors and administrators’, explains the program director is called ‘Strategic Alliances’, and channels activities related, fundamentally, to agreements with other universities and academic institutions. It provides information on the characteristics and content of each of these documents, guides faculty applications for scholarships, joint research, and internships, among others. On the other hand, the module guides professors and officials for the formalization of agreements between institutions and offers operational facilities so that the agreement can be signed in the most expeditious manner possible. The system also reports the activities carried out within the framework of each agreement.

The third module, ‘Campus Internationalization’, organizes the procedures for international collaboration initiatives of all kinds: teaching mobility, cooperation projects, participation in international academic events such as congresses and seminars. The possibilities of international relations are expanded, since the instrument channels activities related to the implementation of joint projects and facilitates the individual steps of professors in matters such as obtaining international cooperation resources to carry out research or extension projects. The section includes updated news on projects and calls for proposals, to prevent opportunities from being missed due to lack of information.

A final module displays a varied set of dashboards with simple and cross-referenced statistical information on the above-mentioned processes, which allows for rigorous monitoring of the entire internationalization panorama by the University’s management, to make decisions based on abundant and reliable information. Automatic reports are also prepared for external entities.

In short, this project, which is now available to the externship community and can be accessed now to explore its structure and characteristics, contributes to increasing geometrically the opportunities for international mobility of the Externado as a whole, one of the fundamental axes of today’s University and an essential criterion to qualify its excellence.

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Externado présente Connext : un outil pour se connecter avec le monde

Transparence, efficacité, rapidité et traçabilité sont les principaux attributs du nouvel outil Connext que l'université a conçu pour formaliser, organiser et systématiser les procédures et les étapes suivies par les étudiants, les professeurs et le personnel pour accéder aux opportunités académiques à l'étranger.

Des facteurs tels que l’efficacité dans le traitement des demandes liées aux échanges, aux stages et aux bourses, qui pouvaient éventuellement retarder la réalisation des rêves des externes concernant leurs opportunités académiques internationales, appartiennent au passé puisque, avec cet outil, chaque procédure associée à ces opportunités sera traitée rapidement et en ligne, où chacun saura avec certitude l’état de ses demandes grâce aux informations complètes, rassemblées, systématisées et accessibles.

Fruit d’un travail réalisé par la Direction de l’Internationalisation avec le soutien du Département des Technologies de l’Information, l’outil Connext présenté aujourd’hui permettra non seulement de faciliter la mobilité des étudiants, des professeurs et de l’administration – de l’Externado vers le monde extérieur et des universités étrangères vers l’Externado – mais aussi de gérer l’institution à cet égard et de rendre visible et utile toute l’information découlant de l’ensemble des activités d’internationalisation.

Connext répond au besoin de l’Université d’organiser un dépôt institutionnel qui permettrait, en premier lieu, de communiquer aux organismes externes, comme le Ministère de l’Education, les données pertinentes, par exemple, pour les processus d’accréditation et d’habilitation. Il était également nécessaire de rassembler les informations qui pourraient être éparpillées.

Ainsi, d’une banque d’informations naissante, on est passé à la construction d’un système de gestion de l’information robuste, avec une technologie au niveau des meilleures du monde, qui est devenu un outil intuitif, avec des règles du jeu claires et connues de tous. Le projet s’inscrit également dans la politique du «zéro papier» développée par l’institution. Fini les dépôts physiques, les authentifications, les courriers qui vont et viennent, l’usage et l’abus du papier. D’un simple clic, le processus est achevé, la procédure est suivie, et des notifications automatiques sont reçues pour chaque demande. En bref, l’intéressé prend le contrôle du processus.

Selon les informations fournies par Giovanni Anzola-Pardo, directeur d’Internationalisation de l’Externado, l’outil comporte quatre sections principales : un module «étudiants» intitulé «Parcours international», qui vise à contribuer au profil international de l’étudiant, par le biais de programmes d’internationalisation. Le module présente un portefeuille d’opportunités et offre toutes les informations qui intéressent l’étudiant et dont il a besoin pour un échange, un stage, un double diplôme, une bourse, etc. C’est la possibilité d’explorer toutes les variables pour décider. A partir de là, vous pourrez réaliser votre candidature étape par étape depuis la plateforme.

 

Le deuxième module, destiné aux «professeurs et administrateurs», explique le directeur du programme appelé «Alliances stratégiques» et canalise les activités liées, fondamentalement, aux accords avec d’autres universités et institutions académiques. Il fournit des informations sur les caractéristiques et le contenu de chacun de ces documents, guide les demandes de bourses d’études, de recherches conjointes et de stages, entre autres. D’autre part, le module guide les professeurs et les fonctionnaires pour la formalisation des accords entre institutions et offre des facilités opérationnelles pour que l’accord puisse être signé de la manière la plus rapide possible. Le système rend également compte des activités menées dans le cadre de chaque accord.

Le troisième module, «Internationalisation du campus», organise les procédures pour les initiatives de collaboration internationale de toutes sortes : mobilité des enseignants, projets de coopération, participation à des événements académiques internationaux tels que des congrès et des séminaires. Les possibilités de relations internationales sont élargies, puisque l’instrument canalise les activités liées à la mise en œuvre de projets communs et facilite les démarches individuelles des professeurs dans des domaines tels que l’obtention de ressources de coopération internationale pour la réalisation de projets de recherche ou d’extension. La section comprend des informations actualisées sur les projets et les appels à propositions, afin d’éviter que des opportunités ne soient manquées par manque d’information.

Un dernier module affiche un ensemble varié de tableaux de bord avec des informations statistiques simples et croisées sur les processus susmentionnés, ce qui permet un suivi rigoureux de l’ensemble du panorama de l’internationalisation par la direction de l’Université, afin de prendre des décisions basées sur des informations abondantes et fiables. Des rapports automatiques sont également préparés pour les entités externes.

En résumé, ce projet, qui est désormais à la disposition de la communauté externadista et auquel on peut accéder dès maintenant pour en explorer la structure et les caractéristiques, contribue à augmenter géométriquement les possibilités de mobilité internationale de l’ensemble de l’Externado, l’un des axes fondamentaux de l’Université d’aujourd’hui et un critère essentiel pour qualifier son excellence.

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