Compras y Proveeduría

Todas las compras de insumos relacionadas con:

• Papelería, útiles, aseo y cafetería
• Material didáctico
• Elementos promocionales
• Material de obra y mantenimiento
• Premiaciones obsequios y trofeos (previo VoBo del Rector)
• Elementos EPP (previa valoración de SST)

*Se realiza solicitud en los formatos correspondientes (en la página Dirección Administrativa/ Formatos Compras)

compras@uexternado.edu.co
Teléfono: 601 3419900, extensiones 4250 – 4251

Proyectos de desarrollo tecnológico, conectividad, plataformas, licenciamientos, equipos de cómputo, antivirus, hardware, periférico, etc. Deben ser solicitados a través del correo dtd@uexternado.edu.co

Proyectos de inversión, video proyectores, cámaras, grabadoras, motobombas, mobiliario especializado, etc. Deben ser solicitados a través del correo diradministrativa@uexternado.edu.co

Servicios de concesiones, lavados de fachadas, puestos de trabajo, mobiliario, iluminación, pinturas, señalización, etc. Deben ser solicitados a través del correo plantafisica@uexternado.edu.co

Libros de editoriales distintos a la Universidad Externado, revistas, películas, e-book, bases de datos, etc. Deben ser solicitado a través del correo biblioteca@uexternado.edu.co

Libros de la editorial de la Universidad Externado, volantes, impresiones, correcciones de estilos etc. Deben ser solicitado a través del correo de publicaciones@uexternado.edu.co

Servicios y elementos para eventos con los estudiantes como alquiler de espacios, transporte, rutas, servicio médico, elementos deportivos, premiaciones deportivas o culturales, etc. Deben ser solicitado a través de los correos: bienestar@uexternado.edu.co y/o eventos@uexternado.edu.co

Dotación (prendas – calzado) o bonos dotación. Deben ser solicitado a través del correo de dirhumanos@uexternado.edu.co

Si el servicio o bien requerido no se encuentra clasificado en los anteriores, debe remitirse correo a la Dirección Administrativa explicando la necesidad y a través de esta, se informará el proceso a seguir.

Para la recepción de facturación electrónica de los proveedores se cuenta con el correo facturacion.electronica@uexternado.edu.co, el cual es administrado por el área de Correspondencia.

Si la factura corresponde a una orden de compra es enviada a nuestra área a través del correo facuracion.compras@uexternado.ecu.co, donde procedemos a validar si el servicio fue prestado a satisfacción para gestionar la factura ante el departamento de Contabilidad para su respectivo pago.

Los egresos relacionados con facturas de proveedores (diferentes a contratos) deben ser radicados en el correo: facturacion.compras@uexternado.edu.co, de acuerdo con las políticas de la Dirección Financiera.

Con el fin de contar con el tiempo requerido para la gestión de las facturas, la recepción de las mismas es máximo el día 25 de cada mes (excepto diciembre – aplica cronograma de Dirección Financiera.)

De acuerdo con el tipo de activo requerido se debe realizar la solicitud de asignación o traslado a las siguientes áreas administradoras de dichos elementos

Dirección de Tecnología:?Equipos de cómputo y comunicación, como portátiles, Todo en Uno, teclados, mouse y teléfonos. servicioalclientetic@uexternado.edu.co

Planta Física:?Puestos de trabajo, mesas, sillas y muebles en general. plantafisica@uexternado.edu.co

Audiovisuales:?Equipos de Audiovisuales. serviciosdeapoyo@uexternado.edu.co

La formalización de asignación de responsabilidad se realizará mediante el correo proveeduria.activos@uexternado.edu.co con el detalle de los activos asignados al trabajador.

Los activos fijos pueden trasladarse fuera de la Universidad, previa solicitud y aprobación del correo de proveeduria.activos@uexternado.edu.co. Los motivos contemplados para el traslado son:

Servicio técnico:?la solicitud debe ser realizada directamente por Dirección TIC de Tecnología, Planta Física o Servicios de Apoyo.

Préstamos para el desarrollo de actividades del personal administrativo o académico: la solicitud debe realizarse directamente por la Decanatura o Dirección responsable del activo, indicando fecha de retiro, fecha de reintegro, persona que se responsabilizara del activo y actividad a realizar.

Cuando se presenten casos de pérdida o hurto de activos fijos, la unidad académica y/o administrativa responsable deberá realizar el reporte del incidente ante el departamento de seguridad, quien se encargará de la investigación y el proceso correspondiente.

Se realizan inventarios periódicos a las diferentes áreas con el fin de validar los activos asignados, el correcto registro en SAP y realizar los ajustes pertinentes.

Cualquier inquietud con respecto a este proceso se puede remitir al correo proveeduria.activos@uexternado.edu.co

Se encarga de la administración de los libros de la editorial universitaria y del apoyo logístico para la entrega de libros a estudiantes, de acuerdo con las solicitudes realizadas por el departamento de Publicaciones publicaciones@uexternado.edu.co

Encargado de coordinar la entrega de elementos de papelería, útiles, aseo, cafetería y otros los cuales son adquiridos a través del proveedor de outsourcing, por otra parte, se administran elementos institucionales y promocionales. almacen@uexternado.edu.co – Extensión 4260