Dropbox es una herramienta que permite guardar, compartir y trabajar con archivos en la nube de manera segura desde cualquier lugar con internet.

Está dirigido a personal administrativo, docentes y áreas autorizadas. Las cuentas solo se asignan a correos institucionales de área, no a correos personales.

Puede solicitarla mediante el Portal de Usuarios – MES o escribiendo al correo mes@uexternado.edu.co

La solicitud debe contar con el visto bueno del decano o director del área.

Sí, puede marcar archivos o carpetas como “disponibles sin conexión” en la aplicación móvil o de escritorio.

Dropbox usa cifrado de seguridad para proteger los archivos, tanto cuando están guardados como cuando se están enviando por internet.

Sí. Cumple con normas internacionales como el GDPR y HIPAA, que garantizan la protección de la información.

Puede ser obligatorio o no, dependiendo de la configuración definida por la universidad. Recomendamos activarlo para mayor seguridad.

La universidad puede transferir los archivos a otra persona antes de cerrar la cuenta.

Es una función que le permite mantener archivos en la nube sin ocupar espacio en su computador. Puede activarse desde la aplicación de escritorio.

Sí, puede abrir y editar documentos de Word, Excel o PowerPoint directamente desde Dropbox.

Es una herramienta para crear documentos de manera colaborativa. Su disponibilidad depende de la universidad.

Hasta 180 días.

Sí. No está permitido almacenar contenido ilegal, datos personales sensibles innecesarios o archivos protegidos por derechos de autor sin permiso.

Para más ayuda: https://help.dropbox.com

Para soporte o dudas, puede contactarnos a través de:

2FA (Doble factor de autenticación): Medida de seguridad que requiere un segundo paso de verificación (como un código en el celular) además de la contraseña para acceder a la cuenta.

Almacenamiento en la nube: Servicio que permite guardar archivos en servidores remotos accesibles por internet, sin ocupar espacio físico en el computador.

Cifrado: Técnica de seguridad que transforma la información en un formato codificado para protegerla mientras se guarda o se transmite por internet.

Cuenta institucional: Correo electrónico asociado a un área o dependencia de la universidad, utilizado para acceder a servicios institucionales como Dropbox.

Disponible sin conexión: Opción que permite guardar archivos en un dispositivo para consultarlos, aunque no haya conexión a internet.

Dropbox Paper: Aplicación de Dropbox para crear y colaborar en documentos de texto en línea, similar a un bloc de notas colaborativo.

GDPR (Reglamento General de Protección de Datos): Norma europea que protege la privacidad y el tratamiento de los datos personales.

HIPAA: Norma estadounidense que protege la información médica y de salud de las personas.

Interfaz web: Página de internet desde la cual se accede y administra Dropbox sin necesidad de instalar programas adicionales.

Licenciamiento institucional: Acuerdo entre la universidad y Dropbox que permite el acceso a versiones avanzadas de la herramienta con mayores capacidades y soporte.

Nube: Espacio de almacenamiento en internet que permite guardar y acceder a archivos desde cualquier lugar y dispositivo conectado.

Portal de Usuarios – MES: Sitio web donde los miembros de la universidad pueden registrar solicitudes de soporte técnico o de servicios digitales.

Sincronización: Proceso mediante el cual los archivos almacenados en la nube se actualizan automáticamente en todos los dispositivos vinculados a la cuenta.

Smart Sync: Función de Dropbox que permite visualizar archivos en el computador sin que ocupen espacio físico en el disco duro, ya que permanecen en la nube hasta que se necesiten.

SSO (Single Sign-On): Mecanismo que permite iniciar sesión en múltiples aplicaciones institucionales usando una sola cuenta y contraseña.

Versión de archivo: Cada modificación guardada de un archivo se convierte en una versión, lo que permite recuperar estados anteriores si es necesario.

Versiones: Historial de cambios que se guardan de un archivo, permitiendo recuperar versiones anteriores si es necesario.