Servicios de Apoyo

La Jefatura de Servicios de Apoyo presta soporte y acompañamiento a todas las actividades de carácter académico y administrativo que lo requieran, dentro del marco de la operación de la universidad.

Nuestro personal se encuentra capacitado y entrenado para brindar la mejor experiencia a las diferentes unidades, enfocando sus esfuerzos en la atención de los servicios de: audiovisuales, gestión documental, traslados de activos y materiales, apoyo logístico, servicios de cafetería en oficinas, servicios menores, correspondencia y atención del conmutador.

Nuestro departamento es el encargado de prestar los siguientes servicios:

Coordinación de Audiovisuales

servicioaudiovisual@uexternado.edu.co

Teléfono 601 341 99 00 extensión: 3103,3105 y 3100

Asistencia Técnica Audiovisual: 018000954442


Servicio de préstamo y puesta en funcionamiento de equipos audiovisuales como video proyectores, computadores portátiles, amplificadores de sonido y micrófonos


Horario de atención: lunes a viernes 6:30 a.m. a 10.00 p.m. y sábados 6:30 a.m. a 2:00 p.m.

Grabación con cámara FULL HD y edición no lineal de videos para eventos y actividades académicas y administrativas de la Universidad.


Horario de atención: lunes a viernes 8:00 a.m. a 5.30 p.m. y sábados 8:00 a.m. a 11:00 a.m.

Contratación de servicios de traducción simultánea con proveedores homologados por la Universidad.

Solución de problemas técnicos como fallas, conexión de corriente, datos, video o sonido que puedan presentar los equipos audiovisuales.


Horario de atención: lunes a viernes 6:30 a.m. a 10.00 p.m. y sábados 6:30 a.m. a 2:00 p.m.

Apoyo técnico audiovisual para la realización de eventos.


Horario de atención: Lunes a viernes 6:30 a.m. a 10.00 p.m. y sábados 6:30 a.m. a 2:00 p.m.


Coordinación de Servicios


Horario de atención: lunes a viernes 8:00 a.m. a 5.30 p.m. y sábados 8:00 a.m. a 11:00 a.m.

serviciotraslados@uexternado.edu.co

Teléfono: 601 341 99 00 extensión: 3104, 3108 y 3111


Préstamo de mobiliario

Préstamo de muebles y elementos (mesas, sillas, porta afiches, paneles de exhibición, entre otros), para los diferentes eventos organizados en la Universidad

Traslado de activos fijos y material académico y/o administrativo

Movimiento de material académico y administrativo, muebles y enseres, equipos de cómputo y otros requeridos para la operación de la Universidad.

Préstamo de personal para apoyo logístico

Apoyo logístico para diferentes actividades académicas y administrativas (alistamientos, empaques, etc.) teniendo en cuenta las normas y protocolos establecidos para tal fin.

Horario de atención: lunes a viernes 8:00 a.m. a 5.30 p.m.

serviciologistico@uexternado.edu.co

Teléfono: 601 341 99 00 extensión: 3110, 3108 y 3111


Asesoría y apoyo en la logística de actividades académicos y administrativos

Asesoría y apoyo logístico en las actividades organizadas por las diferentes unidades académicas y administrativas.

Horario de atención: lunes a viernes 8:00 a.m. a 5.30 p.m. y sábados 8:00 a.m. a 11:00 a.m.

serviciosmenores@uexternado.edu.co

Teléfono: 601 341 99 00 extensión: 3112, 3108 y 3111


Acarreos

Servicio de transporte de elementos en general que requieren trasporte en vehículo de carga contratado con terceros.

Alquiler de mobiliario

Servicio de alquiler de elementos para eventos como: Pantallas de video, Cámara de humo, carpas, tarimas, luz, separadores de fila, Salas, entre otros. El servicio de alquiler se presta cuando el mobiliario requerido no se encuentra dentro del catálogo de préstamo de mobiliario de la Universidad.

Mantenimiento de equipos menores

Servicio externo de mantenimiento para Radios Intercomunicadores, Reloj de Correspondencia, Grecas, filtros de Agua, máquina de escribir, lavado, entre otros.

Arreglos florales

Compra de arreglos florales para decoración de eventos de la Universidad (Ceremonias de grados, conferencias, conmemoraciones, entre otros).

Arreglos florales y bonos fúnebres

Compra de arreglos florales y bonos fúnebres por fallecimiento de trabajadores o familiares. Este servicio se presta únicamente por solicitud de la Dirección de Talento Humano.

Horario de atención: lunes a viernes 7:00 a.m. a 5.30 p.m. y sábados de 7:00am a 12:00m

servicioapoyo@uexternado.edu.co

Teléfono: 601 341 99 00 extensión: 3111

Recibir y transferir llamadas entrantes. Brindar información general para usuarios que llaman a la Universidad.

Horario de atención: lunes a viernes 7:00 a.m. a 5.30 p.m. y sábados de 7:00am a 2:00pm

servicioapoyo@uexternado.edu.co

Teléfono: 601 341 99 00 extensión: 3108, 3104 y 3111

Preparación de bebidas calientes para atención a trabajadores en 22 cafeterías ubicadas en los diferentes edificios de la Universidad.


Correspondencia

Horario de atención: lunes a viernes 8:00 a.m. a 5.30 p.m. y sábados de 8:00am a 12:00m

correspondencia@uexternado.edu.co

Teléfono: 601 341 99 00 extensión: 4261 y 3111


El área Correspondencia tiene a cargo la recepción y radicación de los servicios de correspondencia, trámites y envíos nacionales e internacionales de paquetes y documentos solicitados por las Unidades académicas y administrativas de la Universidad.

  • Recepción y radicación de correspondencia
  • Radicación de correspondencia de salida
  • Trámites solicitados por unidades académicas y administrativas
  • Envío nacional e internacional de correspondencia, paquetes y otros.


Gestión documental

Horario de atención: lunes a viernes 7:00 a.m. a 5:00 p.m. y sábados de 7:00am a 12:00m

gestiondocumental@uexternado.edu.co

Teléfono: 601 341 99 00 extensión: 3109 y 3111


El área de gestión documental apoya la definición de los procesos de revisión, organización, almacenamiento, custodia y recuperación de los documentos y de la información de importancia producida por las unidades académicas y administrativas, con base en la aplicación de normas técnicas que caracterizan la administración de los archivos físicos y electrónicos.

  • Recepción de transferencias documentales
  • Custodia de documentos
  • Recuperación de documentos para préstamo
  • Devolución de documentos y re archivo
  • Inserción de documentos
  • Suministro y consulta de base de datos de inventarios documentales.
  • Capacitación, soporte técnico y funcional para el software de Gestión Documental AZ Digital
  • Capacitación a usuarios en manejo y organización de archivo
  • Suministro de cajas para las unidades académicas y administrativas
  • Liderar proyectos de organización y digitalización de documentos


Equipo de trabajo

Adriana Gayón Ramírez

Jefe Servicios de Apoyo

Daniela Rodríguez Espitia

Coordinador de Servicios de Apoyo

Javier Orlando Zambrano Russy

Coordinador Audiovisual

Dioni Silvano Ticora Casas

Coordinador de Gestión Documental

Erika Estefanía Durán Mahecha

Supervisor Correspondencia

Luis Felipe Patiño Reyes

Auxiliar Administrativo

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