Servicios de Apoyo
La Jefatura de Servicios de Apoyo presta soporte y acompañamiento a todas las actividades de carácter académico y administrativo que lo requieran, dentro del marco de la operación de la universidad.
Nuestro personal se encuentra capacitado y entrenado para brindar la mejor experiencia a las diferentes unidades, enfocando sus esfuerzos en la atención de los servicios de: audiovisuales, gestión documental, traslados de activos y materiales, apoyo logÃstico, servicios de cafeterÃa en oficinas, servicios menores, correspondencia y atención del conmutador.
Nuestro departamento es el encargado de prestar los siguientes servicios:
Coordinación de Audiovisuales
servicioaudiovisual@uexternado.edu.co
Teléfono 601 341 99 00 extensión: 3103,3105 y 3100
Asistencia Técnica Audiovisual: 018000954442
Servicio de préstamo y puesta en funcionamiento de equipos audiovisuales como video proyectores, computadores portátiles, amplificadores de sonido y micrófonos
Horario de atención: lunes a viernes 6:30 a.m. a 10.00 p.m. y sábados 6:30 a.m. a 2:00 p.m.
Grabación con cámara FULL HD y edición no lineal de videos para eventos y actividades académicas y administrativas de la Universidad.
Horario de atención: lunes a viernes 8:00 a.m. a 5.30 p.m. y sábados 8:00 a.m. a 11:00 a.m.
Contratación de servicios de traducción simultánea con proveedores homologados por la Universidad.
Solución de problemas técnicos como fallas, conexión de corriente, datos, video o sonido que puedan presentar los equipos audiovisuales.
Horario de atención: lunes a viernes 6:30 a.m. a 10.00 p.m. y sábados 6:30 a.m. a 2:00 p.m.
Apoyo técnico audiovisual para la realización de eventos.
Horario de atención: Lunes a viernes 6:30 a.m. a 10.00 p.m. y sábados 6:30 a.m. a 2:00 p.m.
Coordinación de Servicios
Horario de atención: lunes a viernes 8:00 a.m. a 5.30 p.m. y sábados 8:00 a.m. a 11:00 a.m.
serviciotraslados@uexternado.edu.co
Teléfono: 601 341 99 00 extensión: 3104, 3108 y 3111
Préstamo de mobiliario
Préstamo de muebles y elementos (mesas, sillas, porta afiches, paneles de exhibición, entre otros), para los diferentes eventos organizados en la Universidad
Traslado de activos fijos y material académico y/o administrativo
Movimiento de material académico y administrativo, muebles y enseres, equipos de cómputo y otros requeridos para la operación de la Universidad.
Préstamo de personal para apoyo logÃstico
Apoyo logÃstico para diferentes actividades académicas y administrativas (alistamientos, empaques, etc.) teniendo en cuenta las normas y protocolos establecidos para tal fin.
Horario de atención: lunes a viernes 8:00 a.m. a 5.30 p.m.
serviciologistico@uexternado.edu.co
Teléfono: 601 341 99 00 extensión: 3110, 3108 y 3111
AsesorÃa y apoyo en la logÃstica de actividades académicos y administrativos
AsesorÃa y apoyo logÃstico en las actividades organizadas por las diferentes unidades académicas y administrativas.
Horario de atención: lunes a viernes 8:00 a.m. a 5.30 p.m. y sábados 8:00 a.m. a 11:00 a.m.
serviciosmenores@uexternado.edu.co
Teléfono: 601 341 99 00 extensión: 3112, 3108 y 3111
Acarreos
Servicio de transporte de elementos en general que requieren trasporte en vehÃculo de carga contratado con terceros.
Alquiler de mobiliario
Servicio de alquiler de elementos para eventos como: Pantallas de video, Cámara de humo, carpas, tarimas, luz, separadores de fila, Salas, entre otros. El servicio de alquiler se presta cuando el mobiliario requerido no se encuentra dentro del catálogo de préstamo de mobiliario de la Universidad.
Mantenimiento de equipos menores
Servicio externo de mantenimiento para Radios Intercomunicadores, Reloj de Correspondencia, Grecas, filtros de Agua, máquina de escribir, lavado, entre otros.
Arreglos florales
Compra de arreglos florales para decoración de eventos de la Universidad (Ceremonias de grados, conferencias, conmemoraciones, entre otros).
Arreglos florales y bonos fúnebres
Compra de arreglos florales y bonos fúnebres por fallecimiento de trabajadores o familiares. Este servicio se presta únicamente por solicitud de la Dirección de Talento Humano.
Horario de atención: lunes a viernes 7:00 a.m. a 5.30 p.m. y sábados de 7:00am a 12:00m
servicioapoyo@uexternado.edu.co
Teléfono: 601 341 99 00 extensión: 3111
Recibir y transferir llamadas entrantes. Brindar información general para usuarios que llaman a la Universidad.
Horario de atención: lunes a viernes 7:00 a.m. a 5.30 p.m. y sábados de 7:00am a 2:00pm
servicioapoyo@uexternado.edu.co
Teléfono: 601 341 99 00 extensión: 3108, 3104 y 3111
Preparación de bebidas calientes para atención a trabajadores en 22 cafeterÃas ubicadas en los diferentes edificios de la Universidad.
Correspondencia
Horario de atención: lunes a viernes 8:00 a.m. a 5.30 p.m. y sábados de 8:00am a 12:00m
correspondencia@uexternado.edu.co
Teléfono: 601 341 99 00 extensión: 4261 y 3111
El área Correspondencia tiene a cargo la recepción y radicación de los servicios de correspondencia, trámites y envÃos nacionales e internacionales de paquetes y documentos solicitados por las Unidades académicas y administrativas de la Universidad.
- Recepción y radicación de correspondencia
- Radicación de correspondencia de salida
- Trámites solicitados por unidades académicas y administrativas
- EnvÃo nacional e internacional de correspondencia, paquetes y otros.
Gestión documental
Horario de atención: lunes a viernes 7:00 a.m. a 5:00 p.m. y sábados de 7:00am a 12:00m
gestiondocumental@uexternado.edu.co
Teléfono: 601 341 99 00 extensión: 3109 y 3111
El área de gestión documental apoya la definición de los procesos de revisión, organización, almacenamiento, custodia y recuperación de los documentos y de la información de importancia producida por las unidades académicas y administrativas, con base en la aplicación de normas técnicas que caracterizan la administración de los archivos fÃsicos y electrónicos.
- Recepción de transferencias documentales
- Custodia de documentos
- Recuperación de documentos para préstamo
- Devolución de documentos y re archivo
- Inserción de documentos
- Suministro y consulta de base de datos de inventarios documentales.
- Capacitación, soporte técnico y funcional para el software de Gestión Documental AZ Digital
- Capacitación a usuarios en manejo y organización de archivo
- Suministro de cajas para las unidades académicas y administrativas
- Liderar proyectos de organización y digitalización de documentos
Equipo de trabajo
Adriana Gayón RamÃrez
Jefe Servicios de Apoyo
Daniela RodrÃguez Espitia
Coordinador de Servicios de Apoyo
Javier Orlando Zambrano Russy
Coordinador Audiovisual
Dioni Silvano Ticora Casas
Coordinador de Gestión Documental
Erika EstefanÃa Durán Mahecha
Supervisor Correspondencia
Luis Felipe Patiño Reyes
Auxiliar Administrativo