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1. Creacin de campañas digitales?(Proceso CM-P-012)
Objetivo: Brindar a todas las unidades académicas y administrativas de la Universidad, el servicio?de asesoría, creación y publicación de campañas digitales requeridas para la promoción de los programas académicos y eventos de la Universidad.
Clientes: Todas las unidades académicas y administrativas.
Proceso:
- Formato CM- F-0013-Brief (disponible en la página https://uexternado.isolucion.co/Documentacion/frmListadoTematico.aspx , carpeta «Formatos de Uso Masivo» en Gestión de Comunicaciones).
- Disponibilidad presupuestal del mes en curso (pantallazo).
- Documentos descargables que contengan información relevante (en formato PDF o .doc).
- Remisión de la solicitud por parte del área interesada, mediante correo electrónico a coordinación.publicidad@uexternado.edu.co, adjuntando el formato CM-F-013 BRIEF – ESTRUCTURA DE CAMPAÑA DIGITAL -N.xlsm, la disponibilidad presupuestal, y los documentos adicionales como hojas informativas o contenido relevante para incluir en la campaña.
A cargo de: Unidades académicas, administrativas y de apoyo.
Tiempo de ejecución:?N/A - Revisión de los insumos por parte del coordinador de publicidad y, si es necesario, solicitud de aclaración, adición y/o corrección al área interesada.
A cargo de: Coordinador(a) de Publicidad
Tiempo de ejecución: 1 día - Revisión de la disponibilidad presupuestal y asignación del número de solicitud.
A cargo de: Secretaría y Departamento de Presupuesto, Análisis y Control Financiero.
Tiempo de ejecución: 3 días - Creación de propuesta de medios.
A cargo de: Agencia de medios.
Tiempo de ejecución: 2 días - Creación de estructuras y copies para implementar plan de medios
A cargo de: Copy Creativo y corrector(a) de estilo.
Tiempo de ejecución: 2 días - Creación de piezas para implementar plan de medios.
A cargo de: Asistente de diseño, diseñador gráfico y corrector(a) de estilo.
Tiempo de ejecución: 8 días - Verificación de copies y diseño.
A cargo de: Coordinador(a) de publicidad y área encargada.
Tiempo de ejecución: Entre 1 y 2 días - Creación de demo.
A cargo de: Agencia de medios.
Tiempo de ejecución: 3 días - Verificación de presupuesto, segmentación y adecuado uso de piezas.
A cargo de: Coordinador(a) de publicidad y área encargada.
Tiempo de ejecución: Entre 1 y 2 días - Aprobación de la Dirección Financiera para publicación de pauta.
A cargo de: Director(a) financiero y coordinador(a) de publicidad.
Tiempo de ejecución: 1 día - Publicación y activación de la pauta.
A cargo de: Agencia de medios y coordinador(a) de publicidad.
Tiempo de ejecución: 2 días
- Coordinador(a) de publicidad
- Área encargada
- Agencia de medios
- Copy Creativo
- Corrector(a) de estilo
- Asistente de diseño
- Diseñador gráfico
- Departamento de Presupuesto, Análisis y Control Financiero.
30 días, los tiempos de respuesta de los distintos involucrados incide en el tiempo de proceso.
2. Soporte técnico?y gestión de incidencias de campañas digitales
Objetivo: Resolver de manera adecuada las incidencias y reportes de inconsistencias relacionadas con campañas digitales reportadas por las diferentes áreas de la Universidad.
Clientes: Todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo.
Proceso:
- Reporte verbal de la incidencia por parte de la Alta Dirección o por la Coordinación de Publicidad de la Oficina de Comunicaciones.
- Reporte de la incidencia por correo electrónico.
- Recepción de la incidencia y valoración de su prioridad.
A cargo de: Coordinador(a) de publicidad.
Tiempo de ejecución: 1 hora - Trámite de la solución con el equipo involucrado:
Coordinador(a) de publicidad.
Agencia de medios
Proveedor de CRM
A cargo de: Coordinador publicidad.
Tiempo de ejecución: 1 hora - Resolución de la incidencia en las plataformas digitales y/o en el CRM.
A cargo de: Coordinador(a) de publicidad, Agencia de Medios y/o proveedor de CRM.
Tiempo de ejecución: Entre 1 y 3 días - Evaluación de la resolución o retroalimentación al equipo asignado.
A cargo de: Coordinador publicidad.
Tiempo de ejecución: 1 hora - Comunicación de la resolución al área y al CISE.
A cargo de: Coordinador publicidad.
Tiempo de ejecución: 1 hora
- Coordinador(a) de publicidad
- Agencia de medios
- Proveedor de CRM
Establecidos de acuerdo con la evaluación de la incidencia.
3. Publicación de avisos de prensa?(Proceso CM-P-003)
Objetivo: Brindar a todas las unidades académicas y administrativas de la Universidad el servicio?de asesoría, creación y publicación de avisos de prensa requeridas para la promoción de los programas académicos y eventos de la Universidad.
Clientes: Todas las unidades académicas y administrativas.
Proceso:
- Formato CM- F-0010 (disponible en la página https://uexternado.isolucion.co/Documentacion/frmListadoTematico.aspx, Carpeta de Gestión de Comunicaciones).
- Un documento Word que contenga la información que debe ser incluida en el anuncio.
- Remisión de la solicitud por parte del área interesada, mediante correo electrónico a coordinación.publicidad@uexternado.edu.co con copia a angela.calderon1@uexternado.edu.co, adjuntando el formato CM-F-010 Solicitud de avisos de prensa, y el contenido del aviso.
A cargo de: Unidades académicas, administrativas y de apoyo.
Tiempo de ejecución:?N/A - Revisión de requerimiento e insumos
A cargo de: Director(a) de comunicaciones y/ o coordinador(a) de publicidad.
Tiempo de ejecución: 1 hora - Asignación de número de solicitud.
A cargo de: Secretaria.
Tiempo de ejecución: 1 hora - Creación de propuesta de medios.
A cargo de: Agencia de medios.
Tiempo de ejecución: Máximo 2 días - Verificación de la propuesta.
A cargo de: Director(a) de comunicaciones, coordinador(a) de publicidad y/o Área encargada.
Tiempo de ejecución: 1 hora - Solicitar diseño
A cargo de: Director(a) de comunicaciones y/ o coordinador(a) de publicidad.
Tiempo de ejecución: 1 hora - Creación de diseño.
A cargo de: Asistente de diseño, diseñador(a) gráfico, corrector(a) de estilo.
Tiempo de ejecución: 1 día - Validación de diseño.
A cargo de: Director(a) de comunicaciones y/ o coordinador(a) de publicidad.
Tiempo de ejecución: 1 hora - Verificación y aprobación del diseño.
A cargo de: Área encargada.
Tiempo de ejecución: 1 hora - Publicación
A cargo de: Agencia de medios.
Tiempo de ejecución: 1 día
- Director(a) de comunicaciones
- Coordinador(a) de publicidad
- Área encargada
- Agencia de medios
- Asistente de diseño
- Diseñador gráfico
- Corrector(a) de estilo
5 a 6 días