Viajes Institucionales
1 Alojamiento
En la Oficina de Eventos ofrecemos un servicio integral de alojamiento, diseñado específicamente para gestionar las estancias de nuestros docentes y personal administrativo en viajes nacionales.
Mediante convenios estratégicos con los mejores hoteles, garantizamos un hospedaje cómodo, seguro y de calidad. Todos nuestros establecimientos aliados han pasado rigurosas inspecciones para cumplir con los estándares más altos de confort y servicio, asegurando una experiencia agradable y productiva durante su estancia.
Además, cada convenio incluye tarifas preferenciales, lo que hace que el alojamiento sea aún más accesible.
1.1 Proceso para solicitar un alojamiento
- La Unidad deberá remitir la solicitud de alojamiento desde el correo del director o decano (ordenador del gasto) únicamente al correo alojamiento@uexternado.edu.co adjuntado el formato “GE-F-008 Servicios de Alojamiento” el cual pueden encontrar en ISOLUCIÓN.
- La Oficina de Eventos emitirá un número de radicado el cual es fundamental que conserven para consultas o alcances sobre la solicitud inicial.
- Una vez efectuada la reserva, la Oficina de Eventos emitirá al correo solicitante, la confirmación de la reserva.
Importante:
- Las solicitudes de reserva deben ser remitidas mínimo cinco (5) días hábiles antes de la fecha prevista para el ingreso del huésped; esto no garantiza que se pueda efectuar la reserva debido a que la disponibilidad de habitaciones está sujeta a la ocupación de los hoteles y las particularidades de eventos que se den en los destinos. Agradecemos realizar las solicitudes con el mayor tiempo de anticipación posible y evitar remitirnos reservas que ingresan el mismo día o el día siguiente.
- El horario para realizar check in es a las 3:00 p.m. y check out a la 1:00 p.m.; en caso de requerir un early check in o ingreso a la habitación antes de las 3:00 p.m. se debe indicar en la solicitud de servicio y asumir el costo correspondiente. Lo anterior no garantiza la disponibilidad de habitación debido a que depende de la ocupación del hotel, no obstante, si se requiere garantizar la disponibilidad de la habitación, se debe solicitar la reserva incluyendo la noche previa a la fecha de llegada.
- La Oficina de Eventos no garantiza servicios de alimentación en los hoteles, diferentes a los desayunos incluidos en la tarifa publicada. En caso de requerirse, la Facultad o Departamento debe remitir al Departamento de Contabilidad (correo correspondenciacontabilidad@uexternado.edu.co) la solicitud de gastos de viaje, según el proceso establecido.
- La Oficina de Eventos tramitará las solicitudes de reserva para los huéspedes cuya estadía está cubierta por la Universidad. Cualquier huésped adicional que desee agregarse a la reserva, que sea pago directo o particular, deberá ser tramitado directamente por el usuario, con el hotel.
1.2. Convenios con Hoteles
A continuación, encontrarán el listado de hoteles con los cuales la Universidad tiene convenio en diferentes destinos nacionales.
2Eventos en ciudades
En la Oficina de Eventos contamos con una red exclusiva de hoteles con los que tenemos convenio, en los cuales garantizamos la mejor experiencia para la realización de actividades académicas y eventos de la Universidad, con espacios adaptados a cada necesidad.
Proceso para solicitar un evento en una ciudad
- La Unidad deberá remitir la solicitud de eventos en ciudades desde el correo del director o decano (ordenador del gasto) únicamente al correo garantiaseventos@uexternado.edu.co adjuntado el formato “GE-F-009 Solicitud de Eventos de la Universidad” el cual pueden encontrar en ISOLUCIÓN.
- La Oficina de Eventos emitirá un número de radicado el cual es fundamental que conserven para consultas o alcances sobre la solicitud inicial.
- Una vez efectuada la reserva, la Oficina de Eventos emitirá al correo solicitante, la confirmación de la reserva.
3Servicio de tiquetes
La Universidad Externado de Colombia, cuenta con un convenio con la Agencia de Viajes y Turismo Aviatur para la compra de tiquetes. Para realizar la solicitud de tiquetes a través de esta alianza se deben seguir los siguientes pasos:
La persona que requiere realizar el viaje, o el encargado de la Facultad, Departamento o Unidad, solicita cotización del tiquete al personal de Aviatur (johnortiz@aviatur.com), quien enviará cotización con valor aproximado del tiquete. Posteriormente:
- El Decano o Director del Departamento o Unidad remite correo a la Jefatura de Eventos (serviciotiquetes@uexternado.edu.co), mínimo con tres (3) días de antelación a la fecha del viaje, adjuntando los siguientes documentos para aprobación del tiquete.
- La Jefatura de eventos verificará con la Dirección Financiera que, el centro de costo indicado en la planilla de solicitud de egreso cuente con disponibilidad presupuestal. De ser así, se solicita a la Agencia de Viajes y Turismo Aviatur la expedición del tiquete. En caso contrario se realiza la devolución de los documentos a la Facultad, Departamento o Unidad solicitante indicando que no se cuenta con la disponibilidad presupuestal para ejecutar el gasto.
- De ser aprobado, la Agencia de Viajes y Turismo Aviatur realiza la emisión del tiquete.
• Planilla de solicitud de egreso la cual debe ser descargada directamente desde el aplicativo Isolución. En esta se diligencia el valor en $0.
• Cotización enviada por Aviatur la cual no pueda superar ocho (8) días de expedición.
• Visto bueno de Rectoría. Se requiere en los siguientes casos:
– Tiquetes al exterior.
– Tiquetes para participación en congresos u otros eventos nacionales o internacionales.
– Si el beneficiario de los tiquetes es el ordenador del gasto.
– Si se trata de un apoyo para estudiantes.
4 Nuestro equipo encargado de la gestión de viajes:
